kursus komputer madiun-Surat resmi adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk keperluan formal, seperti komunikasi antar-instansi, sekolah, bisnis, atau pemerintah. Microsoft Word menjadi pilihan utama karena fitur lengkapnya untuk membuat surat yang rapi, profesional, dan mudah dicetak.
Berikut 10 langkah praktis dan detail untuk membuat surat resmi menggunakan Microsoft Word:
1. Buka Microsoft Word dan Mulai Dokumen Kosong
💻 Cara Memulai:
- Buka aplikasi Microsoft Word.
- Pilih Blank Document (Dokumen Kosong).
📏 Tips:
- Pastikan kamu menggunakan versi terbaru atau minimal versi 2016 ke atas untuk fitur lebih lengkap.
2. Atur Ukuran Kertas A4
Surat resmi umumnya menggunakan kertas A4 (21 x 29,7 cm).
📖 Langkah-langkah:
- Klik Menu Layout (atau Page Layout).
- Pilih Size > A4.
📝 Catatan:
Ukuran kertas yang tidak sesuai akan mempengaruhi hasil cetak, jadi pastikan kertas sudah diatur A4.
3. Atur Margin Surat
Margin standar untuk surat resmi adalah 1 inci (2,54 cm) di setiap sisi.
📖 Cara Mengatur Margin:
- Klik Layout > Margins > Normal.
🎯 Tips:
Gunakan margin custom jika instansi kamu punya aturan khusus.
4. Tambahkan Kop Surat (Jika Atas Nama Instansi/Perusahaan)
Kop surat adalah identitas surat.
📦 Isi Kop Surat:
- Logo Instansi/Perusahaan (Letakkan di pojok kiri atas).
- Nama Instansi (Huruf Besar & Tebal).
- Alamat, Kontak, Email, Website.
📷 Cara Menambahkan Logo:
- Klik Insert > Pictures > This Device.
- Sisipkan gambar logo dan atur ukurannya.
🖋️ Tips Format:
- Font kop surat disarankan Times New Roman/Arial, ukuran 12-14pt.
5. Tulis Tanggal Surat (Posisi Kanan Atas)
Tanggal wajib ada untuk menunjukkan kapan surat dibuat.
📝 Contoh Format Tanggal:
Madiun, 15 Maret 2025
📖 Cara Rata Kanan:
- Klik Home > Paragraph > Align Right.
6. Cantumkan Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal
Bagian penting yang menjelaskan maksud surat.
📑 Contoh Format:
📋 Tips:
- Nomor surat sesuai format resmi instansi.
- Jika tidak ada lampiran, bisa ditulis “-”.
7. Tuliskan Alamat Tujuan Surat (Penerima Surat)
📬 Apa itu Alamat Tujuan Surat?
Alamat tujuan surat adalah bagian surat resmi yang menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Ini penting agar penerima tahu bahwa surat tersebut memang untuk mereka dan membaca surat sesuai kepentingan.
✍️ Bagaimana Cara Menuliskan Alamat Tujuan Surat?
a. Ditempatkan Setelah Bagian Perihal
Biasanya, setelah menulis Nomor, Lampiran, dan Perihal, baru di bawahnya ditulis Alamat Tujuan.
b. Format Penulisan yang Benar dan Rapi
Berikut urutan dan contoh penulisannya:
✅ Penjelasan Bagian-Bagian Alamat Tujuan Surat:
| Bagian | Penjelasan | Contoh |
|---|---|---|
| Kata Hormat | Menggunakan “Kepada Yth.” (Yang Terhormat) | Kepada Yth. |
| Jabatan atau Nama Orang | Bisa nama penerima atau jabatannya | Pimpinan PT Maju Jaya |
| Alamat Lengkap | Alamat kantor, perusahaan, atau sekolah penerima | Jl. Merdeka No. 45, Jakarta |
c. Jika Dituju ke Instansi, Tulis Nama Instansi dan Jabatan
Contoh:
d. Jika Ditujukan ke Perorangan, Tulis Nama dan Alamat
Contoh:
e. Perhatikan Penulisan Rapi dan Jelas
- Font: Times New Roman atau Arial, ukuran 12 pt.
- Spasi: 1 atau 1.15 agar rapi.
- Posisi: Biasanya rata kiri (align left).
💡 Tips Tambahan:
- Tidak perlu mencantumkan kode pos atau nomor telepon kecuali diminta.
- Gunakan gelar dan sapaan yang sopan jika tahu nama penerima, misalnya:
Kepada Yth.
Bapak Dr. H. Ahmad, M.M.
- Pastikan alamat tidak ada typo agar tidak salah kirim.
8. Tulis Isi Surat dengan Struktur yang Tepat (Pembukaan, Isi, Penutup)
📜 Bagian penting surat resmi terdiri dari 3 bagian utama:
a. Pembukaan Surat
Bagian ini berisi salam pembuka dan maksud awal.
📝 Contoh Pembukaan:
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami bermaksud untuk mengajukan permohonan kerjasama dalam bidang penyediaan alat tulis kantor…
b. Isi Surat (Inti Surat)
Bagian utama yang menjelaskan tujuan surat, informasi penting, permintaan atau ajakan.
📝 Contoh Isi:
Sehubungan dengan kebutuhan operasional, kami berharap dapat bekerja sama dalam penyediaan alat tulis kantor dengan rincian sebagai berikut…
c. Penutup Surat
Bagian akhir berisi ucapan terima kasih, harapan, dan salam penutup.
📝 Contoh Penutup:
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
9. Tambahkan Tanda Tangan dan Nama Pengirim Surat
📌 Bagian ini wajib untuk mengesahkan surat.
📖 Format:
✨ Tips:
- Jika surat mewakili perusahaan, bisa tambahkan stempel.
- Bisa tambahkan tanda tangan digital (opsional) melalui Insert > Pictures (untuk tanda tangan gambar).
10. Rapikan dan Periksa Surat Sebelum Dicetak atau Dikirim
✅ Langkah Akhir:
- Periksa ejaan dan format tulisan: font, spasi, margin, dan layout.
- Gunakan Proofing Tool di Word untuk cek tata bahasa:
Review > Spelling & Grammar.
- Pastikan surat tidak ada typo dan sesuai aturan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan).
🎯 Tips Font dan Spasi:
- Font: Times New Roman / Arial, ukuran 12pt.
- Spasi: 1,15 atau 1,5 (agar rapi dan mudah dibaca).
- Alignment: Justify (rata kanan-kiri) untuk isi surat.
✅ Contoh Format Akhir Surat Resmi
⭐ Kesimpulan
kursus komputer madiun-Membuat surat resmi di Microsoft Word bukan hal sulit jika mengikuti langkah-langkah yang tepat. Dengan format yang sesuai, surat resmi akan terlihat lebih profesional, rapi, dan meyakinkan.
💡 Bonus Tips:
- Simpan surat dalam format PDF agar tampilan tetap rapi saat dikirim via email.
- Gunakan template surat resmi dari Word jika ingin lebih cepat.
